Gala 2011 : c'était pas du cinéma !
Question : Laetitia Cesari, Amélie Deslandes, Laura Garcin et Cyril Guillot, vous êtes quatre étudiants de 2ème année de DUT Gestion administrative et commerciale qui avez choisi comme projet tuteuré (PTUT) l’organisation du GALA de l’IUT, le 3 mars 2011. Donnez-nous d’abord quelques indications sur la façon dont le Gala s’est déroulé : Nous avons invité les partenaires de l’IUT, les élus locaux, les enseignants et personnels, les étudiants de l’année en cours et aussi tous ceux qui sont passés par l’IUT depuis 2003. Cela représente environ 1200 invitations par mail et une centaine par courrier ! Au final, 250 personnes ont répondu présent ce qui correspondait amplement à nos attentes et à nos capacités d’organisation.
C’est le choix de la salle dans laquelle se déroulerait le Gala qui a défini le choix de la date du jeudi 3 mars et du nombre de personnes à inviter. Le Palais des Congrès qui nous a été prêté gracieusement par la Ville de Digne correspondait à nos critères de taille et de lieu (centre ville), mais c’est un vaste espace difficile à aménager : au final notre idée de couper la salle en deux par des panneaux décorés d’affiches de cinéma s’est avérée la meilleure.
Question : Comment avez-vous monté l’opération financièrement ? Les entrées (toutes payantes) nous ont permis de prendre en charge le traiteur, les décorations pour la salle, la SACEM . Pour payer l’animation musicale (les 2 DJ résidants de notre boîte locale), il nous a fallu organiser une soirée étudiante et travailler dans un magasin pendant la période de Noël. Nous avons atteint l’équilibre budgétaire, c’est l’objectif principal !
Question : Hormis Cyril, vous êtes membres du bureau de l’association des étudiants de l’IUT (Big Digne), donc par définition habitués à organiser des évènements. Décrivez-nous le déroulement de la soirée : Nous souhaitions réserver un accueil privilégié aux entreprises partenaires et aux élus locaux par un cocktail auquel étaient également conviés les personnels et enseignants de l’IUT. Ensuite, les invités sont arrivés en tenue de soirée, comme indiqué dans le Dress Code. La thématique choisie cette année était « Hollywood des années 30 à nos jours ». Après le buffet dinatoire, les attractions ont commencé sous la conduite de notre excellent Maître de Cérémonie, Julien Jourdan, étudiant de Gaco 1 qui s’est senti très à l’aise comme s’il avait fait cela toute sa vie ! Pas moins de 9 animations ont été présentées sur scène : les « Records du Monde », une chorégraphie de danse moderne par 7 danseuses, un jongleur, «Les Nains à table », une chorégraphie des personnels de l’IUT, une parodie de Kiss, un défilé de mode avec 4 modèles féminins habillés par le magasin Mélin’Mod de Digne, un Speed Dating, et un Slam.
Les spectacles ont ensuite cédé la place aux danseurs jusqu’à 2 heures du matin.
Question : Vous n’avez pas choisi le PTUT le plus facile... Saviez-vous avant de vous y engager la complexité de la tâche ? A quatre étudiants seulement, ce n’est pas facile ! Nous imaginions que cela n’allait pas être simple mais ça nous a beaucoup apporté dans de nombreux domaines : législation, budget, communication. Nos délais de préparation étaient très courts et par conséquent très intenses. Il a fallu être bien coordonnés entre nous et avoir une bonne planification. Après cette expérience, on peut donc se définir comme une équipe professionnelle et compétente qui a pris beaucoup de plaisir à organiser ce Gala autant qu’à y participer !
Question : Et comment se sent-on une fois l’évènement passé ? Après cette folle journée (sur place depuis 8 heures du matin) et les clés rendues, on s’est sentis soulagés d’un grand poids et très satisfaits, d’autant plus que les félicitations ont été nombreuses. Ca fait toujours plaisir ! Mais, on a encore du pain sur la planche puisqu’il nous faut clôturer nos comptes, nous occuper des boissons invendues, de la presse, de la SACEM et... le plus difficile : mettre la dernière main à notre rapport et préparer notre oral de soutenance de PTUT.
Question : Pensez vous que le Gala apporte beaucoup pour la cohésion entre étudiants ? Ce Gala est bien installé dans l’histoire de l’IUT puisque c’était la 4ème édition : preuve que c’est un besoin de l’organiser. On constate à l’IUT de manière générale que les étudiants restent souvent entre eux par classe et se mélangent peu. Le Gala est l’une des rares occasions de se retrouver au-delà de ces barrières.
Et avec les personnels enseignants et non enseignants ? On a été surpris et heureux d’apprendre que les personnels avaient prévu un spectacle (qu’on a trouvé très drôle !). On aurait bien voulu qu’ils soient un peu plus nombreux ...
Question : Est-ce que vous vous destinez à un métier dans l’évènementiel ou la communication ? Parmi nous, seul Cyril envisage de poursuivre ses études dans une école de communication. Mais ce n’est pas cette expérience qui nous a fait changer d’avis...
Question : Un peu d’autocritique : si c’était à refaire, vous changeriez quelque chose ? Il aurait vraiment fallu que nos enseignants nous autorisent à être plus nombreux dans ce PTUT : non seulement pendant la période de préparation, mais aussi le soir même où il était impossible à seulement 4 personnes de tout gérer ....
